Gestire in digitale i documenti dell’assunzione, dal contratto alla scelta sulla destinazione del TFR, è possibile, purché siano rispettate precise garanzie. L’accesso con SPID o CIE, infatti, non equivale a una firma e la pubblicazione nell’area riservata non assolve automaticamente ogni obbligo del datore di lavoro. Lo evidenzia la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro nell’approfondimento “Gestione dei rapporti di lavoro: guida alla digitalizzazione dei documenti”, dedicato all’interpello del Ministero del Lavoro n.02/26. A determinare le modalità da adottare è la funzione del documento. Per quelli informativi, in assenza di specifiche modalità di consegna obbligatorie, è sufficiente la messa a disposizione in un’area riservata, purché garantisca identificazione dell’utente, accessibilità, integrità e tracciabilità. Quando invece il lavoratore deve rendere una dichiarazione o esprimere una scelta, serve una firma elettronica idonea o un processo conforme al Codice dell’amministrazione digitale. Un ulteriore aspetto riguarda la prova della ricezione: per contestazioni disciplinari, sanzioni e licenziamenti, per esempio, la sola pubblicazione in piattaforma non basta. Infine, la guida propone tabelle operative sui singoli documenti e richiama la necessità di conservare le evidenze degli adempimenti, anche ai fini ispettivi. Il datore deve, inoltre, garantire modalità alternative di consegna in caso di indisponibilità della piattaforma, poiché le interruzioni del servizio non sospendono le scadenze. L’interpello non costruisce una disciplina generale e autosufficiente della digitalizzazione del rapporto di lavoro e non fornisce neppure un catalogo completo delle fattispecie interessate, ma risponde invece, più precisamente, a due distinti quesiti, concernenti da un lato la possibilità di assolvere mediante area riservata gli obblighi di consegna relativi a documenti che non richiedono attività compilative o dichiarative del lavoratore, e dall’altro, la possibilità di gestire con strumenti digitali la compilazione e la sottoscrizione dei documenti contenenti dichiarazioni di scienza, ovvero di volontà del lavoratore. In questa prospettiva, l’interpello n.02/26 si colloca in continuità con precedenti ministeriali già richiamati nel suo stesso testo, ma ne amplia la portata, poiché estende a una più ampia gamma di documenti del rapporto criteri originariamente elaborati con riguardo al prospetto paga.
